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[经典]办公宝典全集之二

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发表于 2003-12-21 16:36:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
让Word表格任意纵横的方法
在日常办公应用中,我们经常会遇到将一个表格中各行内容连接起来作为一列形成新表的情况,Word中没有现成的功能,忽然想起Excel中“选择性粘贴”中的“转置”功能,但实际操作一下才发现,它只能将表格的行、列位置互换一下,不能达到上述目的。笔者经过多次实践,终于找到一套可以让表格任意纵、横的方法。

  方法主要是借助Word中“文字与表格相互转换”功能与“高级替换”功能的配合使用,具体步骤如下:

  1.将表格转换成文字

  选定整个表格后,执行“表格→转换→表格转换成文字”,在弹出的“将表格转换成文字”对话框中选择默认的文字分隔符“制表符”,然后单击[确定]按钮。此时原表格中的表格线全部消失,各列内容以空格分隔。

  2.将各行内容连接起来,以列的形式出现

  (1)选中文字中两列间的空格部分,并从“编辑”菜单中执行“复制”命令,将列间空格存放在剪贴板中,待稍后替换时使用。

  (2)选中刚刚转换好的文字内容部分,执行“编辑→替换”,在弹出的“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框后单击鼠标,定位好插入点,将步骤1中复制的空格从剪贴板上剪切出来。

  注意:由于此对话框中不支持鼠标右击,也不支持菜单中的“粘贴”操作,所以此处只能使用“粘贴”命令的快捷键:“Ctrl+V”。

  (3)用鼠标将插入点定位在对话框中“替换为”文本框的后边,点击对话框左下角的[高级]按钮,将对话框下部折叠部分展开,单击[特殊字符]按钮,在弹出的列表中选择最上方的“段落标记”,此时“替换为”文本框中的内容显示为“^p”

  (4)单击对话框中部的[全部替换]按钮,在出现的“Word已完成对所选内容的搜索,共替换XX处。是否搜索文档其余部分?”提示信息中点击[否]结束替换操作。

  3.去除出现的空白行

  再次执行“编辑→替换”,用上述方法,将两个“段落标记”全部替换为一个“段落标记”(即在“查找内容”后输入“^p^p”,在“替换为”后输入“^p”),为了将全部空白行都剔除,此时应多次点击对话框中[全部替换]按钮,直至提示“已完成0次替换”,则表示已将全部空行删除。

  4.将文字转换成表格

  选定全部文字内容后,执行“表格→转换→文字转换成表格”。在弹出的“将文字转换成表格”对话框中“文字分隔位置”处选择默认的“段落标记”,然后单击[确定]按钮,此时一张新表就初步完成了。

  5.后期处理

  给新表添加必要的项目列、添加标题、格式化,之后就一切OK了!

  再引申一下,若是由列表转换成横表,又该如何操作呢?一起动动脑筋吧:)。
 楼主| 发表于 2003-12-21 16:38:04 | 显示全部楼层

[经典]办公宝典全集之二

Word也要唱起来动起来
Word能唱歌
  在用Word写文章时,想来点背景音乐?每次都要打开MP3播放器Winamp有点麻烦,为什么不试一试直接在Word中播放MP3呢?实现的方法是:
  第一步:打开Word 2000,选择[工具]→[宏]→[宏](或按[Alt+F8]键),弹出“宏”对话框,在“宏名”文本框中输入要创建宏的名称,例如“MyMp3”,接着单击[创建]按钮,弹出Visual Basic编辑器窗口。
  第二步:在“代码”窗口中的“Sub MyMp3 ()”与“End Sub”两行之间输入一行内容:“Shell "C:\Program Files\Winamp\winamp.exe E:\ mp3\111.m3u"”。其中“C:\ Program Files德镇\ Winamp\winamp.exe”为MP3播放器Winamp的路径及程序名,“E:\ mp3\111.m3u”是预先设置好的MP3播放清单文件(选择MP3播放器上“清单”项,再点击[保存],在“保存播放清单”中定好文件名即可)。

  第三步:保存“宏”到通用模板,退出VB编辑器窗口返回到Word编辑窗口中,“宏”就创建完成了。这时运行这个“宏”就可以实现在Word中播放MP3了。但这样播放MP3还不够方便。
  第四步:接下来我们就为这个“宏”来创建菜单命令。用鼠标打开菜单项的[工具]→[自定义],在弹出的自定义对话框中点“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“宏”,在右边的“命令”列表框中你会找到一个名为“Normal.NewMacros.MyMp3”的宏命令,用鼠标把它拖、放到菜单栏中或快捷工具栏中的合适位置,紧接着再用右键点击该菜单命令,在弹出快捷菜单中的“命名”框中将“Normal.NewMacros.MyMp3”重命名为“我的MP3”回车,再“关闭”即可。

  经过上述操作后,在Word的菜单栏中便出现了一个“我的MP3”的命令,点击该命令,便立即弹出MP3播放器并且播放预设的歌曲。

  Word的老面孔看得有点烦了,能不能给Word添加点多媒体的效果呢?前段时间我琢磨了一下在桌面上播放Flash动画,小有收获。
  第一步:首先,准备好你喜欢的Flash的SWF文件。
  第二步:打开要编辑的Word文档,执行[视图]→[工具栏]→[控件工具箱]菜单;单击控件工具箱上的[其他控件]按钮,在弹出的列表中选中“Shockwave Flash Object”项,此时Word文档中会出现一个播放窗口。
  第三步:用鼠标右击播放窗口,在快捷菜单中选择“属性”项(如图4),在“属性”对话框中的“Move”后面的框中输入Flash动画文件的绝对路径及文件名,再将“EmbedMovie”项设置为“True”模式。

  第四步:单击控件工具箱上的[退出设计模式]按钮,Flash就会在文档中播放了。
  用这个方法还可以播放“Windows media player”,我不在此赘述,有兴趣的朋友可以试试看。
 楼主| 发表于 2003-12-21 16:39:13 | 显示全部楼层

[经典]办公宝典全集之二

妙用Word“邮件合并”功能
现在很多公司的工资都是背对背不公开的,但是把工资条打印出来一份一份地发太费事。不用急,用Word的“邮件合并”轻松搞定。

  第一步:建立数据库

  新建一个Excel电子表格,将每个职工的工资结构输入表格(注意不要省略表格中的标题行,以免邮件合并时找不到合并域名),保存名为“x月工资.xls”后即可关闭以备后用。

  第二步:建立成绩单表格

  新建一个Word文档,画好表格填好项目,并保存为“x月工资.doc”。

  第三步:邮件合并

  1.在刚建立的“x月工资.doc”文档中,选择菜单栏的“工具/邮件合并”,则出现“邮件合并帮助器”对话框。

  2.在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮,选择“分类(C)…”,再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。

  3.在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮,选择“打开数据源(O)…”,在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“X月工资.xls”,点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”,这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏。

  4.把光标置于要插入相应项目的位置,点击“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与“x月工资.xls”表格中的标题行是一一对应的),然后单击下拉菜单中的相应选项,直至操作完毕。

  5.最后点击“合并至新文档”按钮,你会收到意想不到的效果——每位员工的工资记录都成了一个新文档,试试吧!

  以上方法同样可适用于老师给学生做成绩单、领导给下属反馈个人信息等等,这样既保密又方便 。
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